Als ondernemer is het ontzettend belangrijk om gestructureerd te werk te gaan. Helaas is gestructureerd werken niet iets waar iedereen even goed in is. De een heeft er geen enkele moeite mee en is van zichzelf al behoorlijk gestructureerd. De ander heeft er wat meer moeite mee en zal er harder voor moeten werken om structuur aan te kunnen brengen binnen het bedrijf. Gelukkig kun je ook wanneer je van jezelf niet zo gestructureerd bent eenvoudig orde en structuur aanbrengen binnen jouw bedrijf. Met de volgende tips kom je al een heel eind.
Werk met een planner
Wanneer jij van jezelf een tikkeltje chaotisch bent is het aan te raden om te werken met een planner. Op deze manier kun je namelijk structuur aanbrengen in jouw dag, en daarmee dus ook binnen jouw bedrijf. Schrijf op welke taken je vandaag wil gaan aanpakken. Welke afspraken je hebt of nog moet maken, en welke e-mails er nog verstuurd moeten worden. Vink vervolgens alle taken die je volbracht hebt af. Dat geeft ook nog eens een ontzettend voldaan gevoel aan het einde van de dag als je alle taken volbracht hebt. Ga dus snel die handige planner kopen!
Zorg dat je to-do list niet te lang is
Hoewel het maken van een to-do lijst ontzettende waardevol is en kan zorgen voor meer structuur. Is het belangrijk om ervoor te waken dat je jouw to-do list té lang maakt. Wanneer jij namelijk teveel taken op jouw lijstje zet kan het overweldigend aanvoelen met als gevolg dat je helemaal niks meer gedaan krijgt. Het is beter om je te focussen op een, of twee taken en deze goed af te krijgen. Dan om 10 verschillende taken half af te raffelen. Wanneer je die 1 of 2 belangrijke taken sneller af had dan verwacht, kun je altijd nog een andere taak aan je lijstje toevoegen.
Zorg voor een goede workflow
Een workflow is een werkstroom waarbij jijzelf en jouw medewerkers werkzaamheden in een vaste volgorde uitvoeren. Het is ontzettend belangrijk om te zorgen voor een goede workflow omdat processen op deze manier duidelijk zijn en eenvoudig uitgevoerd kunnen worden. Een workflow is iets wat je natuurlijk in de beginfase wel op moet zetten. Bij het maken van een goede workflow is het belangrijk om te bepalen welke stappen onderdeel uitmaken van het proces. Per stap bepaal je vervolgens welke acties ondernomen moeten worden en wat de vervolgstappen zijn. Kijk ook eens naar de mogelijkheden tot digitalisering. Er zijn ontzettend veel processen die geautomatiseerd kunnen worden. Stel iemand wil informatie over een product of dienst, dan kun je een knop toevoegen aan jouw website met ik wil graag meer informatie over dit product of dienst. Hier kun je vervolgens een geautomatiseerde e-mail aan koppelen. Op deze manier hoef je niet elke klant die informatie wil apart te bellen of mailen. Dit zorgt voor structuur en een gestroomlijnde organisatie.
Maak datgene waar je mee begonnen bent eerst af
Het afmaken van een taak waar je mee begonnen bent is the key naar meer structuur binnen jouw bedrijf. Stel jij bent bezig met een taak, vervolgens denk je; even een mailtje tussendoor. Even dit en even dat. Met als resultaat dat je 4 taken half gedaan hebt. Als er iets zorgt voor chaos zijn het taken die half gedaan zijn en half zijn blijven liggen. Zorg er dus altijd voor dat je een taak helemaal afmaakt voordat je verder gaat met de volgende. Zorg voor een goede focus.
Timemanagement
Een goede manier om meer structuur aan te brengen binnen jouw bedrijf is timemanagement. Wist je dat je in de praktijk vaak de helft van jouw werktijd besteed aan activiteiten die tussendoor komen? Even een praatje met een collega, een telefoontje of iets anders. Vervolgens heb je misschien nog een aantal afspraken staan waardoor er nog maar weinig uurtjes over blijven om te werken aan die opdrachten die je graag af wil hebben. Kijk eens kritisch naar de tijd die je besteed op een dag. Ben jij de helft van de tijd met andere dingen bezig dan jouw taken of doelen? Kijk dan hoe je hier meer structuur in kunt aanbrengen. Het werken met de pomodoro techniek kan voor veel mensen behulpzaam zijn.
Zoals je ziet zijn er voldoende manieren om meer orde en structuur aan te brengen in jouw bedrijf. Door aan te slag te gaan met zaken als timemanagement, een goede workflow en focus kun je de beste resultaten behalen. Op naar een georganiseerd bedrijf & lifestyle!
